1.SVRHA I CILJ

Ovo Uputstvo definiše postupke u redovnom, cjelovitom i ažurnom internom komuniciranju unutar službi za upravu u jedinstvenom organu uprave Općine Travnik i službi za upravu i info centra

2. PODRUČJE PRIMJENE
Uputstvo se primjenjuje u svim službama Općine

3.VEZA SA DRUGIM DOKUMENTIMA

3.1.Strategija komuniciranja Općine Travnik s građanima i javnostima
3.2.Procedure za pristup informacijama
3.3.Procedure komuniciranja s javnošću

4. DEFINICIJE , OZNAKE, SIMBOLI I SKRAĆENICE

INFORMACIJA – skup relevantnih podataka o ciljevima, sudionicima, pripremanju, početku, trajanju i završetku važnijih aktivnosti u okviru jedinstvenog organa uprave, korisnika Općinskog budžeta, nevladinih organizacija i drugih organizacija na području općine , interesantnih za javnost i za nesmetan i efikasan rad info centra

WEB MASTER – stručni saradnik za informacione sisteme je službenik koji je zadužen i za računarsku obradu tekstualnih i grafičkih podataka prikladnih za objavljivanje na internetu i intranetu

INTRANET- sistem lokalno umreženih računara

ZOSPI – Zakon o slobodi pristupa informacijama

5. ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA

5.1.U cilju redovnog, potpunog i ažurnog informiranja javnosti o radu u Jedinstvenom općinskom organu uprave Općine, kao i o značajnim događajima na području Općine u kojima, na bilo koji način, participiraju općinske službe i u cilju nesmetanog i efikasnog rada info centra , svi službenici i namještenici moraju se pridržavati odredaba ovog Uputstva.

5.2. Kabinet Načelnika je nosilac odgovornosti za kontakte Općine sa najširom javnošću i to putem:

• 5.2.1.saopćenja za redakcije sredstava javnog informisanja

 

• 5.2.2.organizovanja konferencija za medije povodom značajnih događaja u Općini

• 5.2.3.organizovanja javnih istupa općinskih predstavnika na način definisan članom 10. i članom 11, Postupka komuniciranja s javnošću

 

• 5.2.4.drugim uobičajenim oblicima kontakata sa javnošću- prezentacije, susreti, posjete i sl.

5.3.Odgovorne osobe u Jedinstvenom organu uprave Općine obavezni su:

• 5.3.1. putem interne elektronske pošte ili službenim dopisima, redovno i na vrijeme obavještavati Kabinet načelnika o svim značajnim planiranim, tekućim i završenim aktivnostima, aktuelnim i drugim zbivanjima u domenu svoje odgovornosti ( u daljem tekstu – događaj)

 

• 5.3.2. informisati o činjenicama i podacima koji zaslužuju vidniji publicitet u sredstvima informisanja , na WEB stranici i na informativnim prezentacijama koje se prikazuju na monitorima u Centru za pružanje usluga građanima.

• 5.3.3. svakodnevno, a najkasnije do 10.00 sati obavijestiti o važnijim događajima a naročito o onima koji treba da budu objavljeni u elektronskim medijima istog dana, a u štampi narednog dana.

 

• 5.3.4. ukoliko se želi obezbjediti prisustvo izvještača , odnosno novinara i snimatelja i praćenje putem sredstava javnog informisanja određenog događaja, obavezno je dostaviti referentu za protokolarne aktivnosti načelnika poziv sa dnevnim redom skupa i protokolom zbivanja najkasnije do 10.00 sati dva dana uoči održavanja događaja .
• U slučajevima kada se radi o događaju koji dogovara i planira kabinet načelnika za sve aktivnosti oko i priprema protokola zbivanja i dnevnog reda odgovoran je referent za protokolarne aktivnosti načelnika.

• 5.3.5.pregled događaja za narednu sedmicu, o kojima je potrebno obavijestiti medije, odnosno obezbjediti njihovo aktivno učešće dostaviti svakog petka do 12.00 sati referentu za protokolarne aktivnosti načelnika.

 

6. WEB STRANICA – OPIS NADLEŽNOSTI

• 6.1. .za ažuriranje web stranice podaci se dostavljaju putem rukovodioca kontinuirano, prema procjeni o potrebi plasiranja određenog sadržaja na internet. Informacije za web stranicu se predaju u obliku kompjuterskog fajla izrađenog u formatu zapisa pogodnog za jednostavnu obradu i plasman na internet i jednom štampanom primjerku ovjerenom od strane pomoćnika načelnika .Ove informacije se dostavljaju web masteru. Kao ulazne informacije za web stranicu smatraju se : prilozi sa terena, podaci iz službi , podaci iz mjesnih zajednica, prilozi iz škola, prilozi iz boračkih organizacija, inicijative građana, fotografije i grafikoni.

• 6.2. web master vrši prijem podataka a selekciju istih i obradu fotografija, selekciju informacija.

• 6.3. web master vrši grafičko oblikovanje tekstova, raspored fotografija, slika i grafikona.

• 6.4.oblikovanje teksta web master vrši u konsultacijama sa stručnim savjetnikom za informisanje i odnose s javnošću sa kojim vrši finaliziranje teksta.

• 6.5. web master vrši završnu kontrolu izgleda i sadržaja web stranice, snimanje finalne verzije i njeno slanje ( publikovanje) na web server i intranet.

• 6.6. web master vrši snimanje sigurnosne kopije web stranice na CD

7. CENTAR ZA PRUŽANJE USLUGA GRAÐANIMA – OPIS KORAKA I ODGOVORNOSTI

• 7.1. Rukovodioci općinskih službi dužni su, u skladu sa ovim Uputstvom, dostaviti sažate informacije o aktivnostima u službi, koje su po njihovoj ocjeni interesantne za najširu javnost u Centar za pružanje usluga građanima.

 

• 7.2 Za organizaciju rada Centra za pružanje usluga građanima odgovoran je stručni savjetnik za informisanje i odnose s javnošću .Rukovodioci općinskih službi dužni su sarađivati sa stručnim savjetnikom za informisanje i odnose s javnošću u svim poslovima i aktivnostima koje se odnose na organizaciju rada i funkcionisanje Centra za pružanje usluga građanima.

• 7.3. Stručni savjetnik za informisanje i odnose s javnošću vrši koordinaciju rada između uposlenika Centra za pružanje usluga građanima i općinskih službi i brine o potrebama uposlenika Centra .

• 7.4. Informativne brošure namijenjene javnostima izrađuju, ažuriraju i Centru za pružanje usluga građanima dostavljaju općinske Službe a za blagovremeno ažuriranje istih odgovorni su rukovodioci općinskih službi. U slučajevima da se informativne brošure trebaju štampati tehnikom kojom ne rapolaže Općina , za njihovo uređenje i štampanje odgovoran je stručni savjetnik za informisanje i odnose s javnošću nakon što od općinskih službi dobije radnu verziju urađenu na papiru formata A4 i u elektronskoj verziji. Za sadržaj informativnih brošura odgovorni su rukovodioci općinskih službi.

• 7.5.Sve informacije koje su po ocjeni rukovodilaca općinskih službi bitne za građane trebaju se Centru za pružanje usluga građanima dostaviti najdalje do 10, 00 sati onog radnog dana od kada trebaju biti distribuirane.

• 7.6. Uposlenici Centra za pružanje usluga građanima sve nesporazume ili situacije koje ne mogu sami riješiti u obavljanju svojih poslova i u komunikaciji sa građanima rješavaju sa stručnim savjetnikom za informisanje i odnose s javnošću koji je odgovoran za funkcionisanje Centra.

• 7.7. U slučajevima kada se u Centru za pružanje usluga ne može riješiti neki od zahtjeva građana ili rješavanje istog zahtjeva uključivanje službenika iz pozadinskih kancelarija ili načelnika Općine , građani se upućuju stručnom savjetniku za informisanje i odnose s javnošću koji poziva odgovornog službenika u svoju kancelariju i u koordinaciji sa njim pristupa rješavanju predmetnog slučaja. Ako se ocijeni da je neophodno uključivanje načelnika općine u rješavanje predmetnog slučaja , komunikaciju sa načelnikom ostvaruje stručni savjetnik za informisanje i odnose s javnošću.Sastanci građana sa načelnikom koji su rezultat ovih aktivnosti i situacija zakazuju se u skladu sa Procedurama komuniciranja s javnošću.

• 7.8. Uposlenici Centra za pružanje usluga obavezni su nositi akreditacije a za izradu i štampanje istih odgovoran je stručni savjetnik za informisanje i odnose s javnošću. Na akreditacijama treba biti ispisano ime i prezime uposlenika i naziv radnog mjesta.

8. PRIMJENA OVOG UPUTSTVA

• 8.1. Ovo Uputstvo stupa na snagu danom donošenja a odredbe Uputstva od tačke 1. do tačke 7. primjenjivaće se od dana objavljivanja u Službenim novinama Općine Travnik . Odredbe tačke 8. primjenjivaće se danom uspostavljanja Centra za pružanje usluga građanima.

 

Broj:01-05-1-1563/06 N A Č E LN I K
Datum:1.8.2006.
Tahir Lendo