Općina Travnik

Izvještaj odrugom mentorskom sastanku u okviru javnog poziva za predaju projektnih prijedloga raspisnog u partnerstvu sa Općinom Travnik u sklopu Regionalnog programa lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu (ReLOaD3) uOpćini Travnik

U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se provodi u sklopu programa „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD3) u saradnji sa Općinom Travnik, u četvrtak, 29. januara2026. godine od 11 do 13satiodržan je drugi mentorski sastanak za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Drugi mentorski sastanak održan je u prostorijama Općine Travniki bio je prilika da predstavnici/e OCD-a s mentorima javnodiskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.

Drugom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 24 (14M i 10Ž) osobe, od kojih su 19predstavnika/ceiz 19 OCD (13M i 6Ž), dvijepredstavnice Općine Travnik i tri predstavnika/ceUNDP-a -ReLOaD3 (1M i2Ž).

Na početku mentorskog sastanka učesnici/e su upoznati/e s ulogom mentora/ice i svrhom održavanja mentorskih sastanaka. Istaknuto je da je uloga mentora/ice pružanje stručne podrške u razjašnjavanju dilema i nedoumica s kojima se predstavnici/e organizacija civilnog društva mogu susresti tokom pripreme projektnih prijedloga, dok mentor/ica ni na koji način ne učestvuje u izradi samih projektnih prijedloga. Također je naglašeno da, u cilju osiguranja transparentnosti procesa mentorstva, individualne konsultacije po principu „jedan na jedan“ s predstavnicima/ama OCD nisu dozvoljene.

Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:

1. Definisanje ciljne grupe i usklađenost s aktivnostima i budžetom
Odgovor:Mentori/ce su naglasili da ciljna grupa projekta mora biti jasno, realno i mjerljivo definisana, uključujući realan broj direktnih i indirektnih korisnika. Posebno je istaknuto da je neophodno realno predstaviti obim ciljne grupe u odnosu na planirane aktivnosti i raspoloživi budžet, kako bi se izbjeglo nerealno projektovanje broja korisnika.
Naglašeno je da ciljnu grupu mogu činiti isključivo stanovnici Općine Travnik, te da članovi organizacija civilnog društva ne mogu biti definisani kao korisnici projekta. Također je ponovo pojašnjena razlika između direktnih i indirektnih korisnika, uz naglasak da direktni korisnici aktivno učestvuju u projektnim aktivnostima, dok indirektni ostvaruju posredne koristi od realizacije projekta.

Mentori su istakli važnost razvrstavanja ciljne grupe po relevantnim kriterijima (spol, dob, stepen socijalne isključenosti), gdje je to primjenjivo, te naglasili da ciljna grupa mora biti dosljedno povezana s budžetom, budući da su sredstva namijenjena upravo korisnicima i njihovim potrebama.

2. Planiranje projektnih aktivnosti
Odgovor:Naglašeno je da projektne aktivnosti moraju biti detaljno i jasno opisane, tako da je iz projektnog prijedloga vidljivo na koji način svaka pojedinačna aktivnost doprinosi ostvarenju planiranih rezultata i ciljeva projekta. Aktivnosti trebaju biti logički povezane s definisanom ciljnom grupom i planiranim budžetskim stavkama.
Mentori su upozorili da općenito navedene ili nedovoljno razrađene aktivnosti predstavljaju čestu slabost projektnih prijedloga i mogu negativno uticati na njihovu evaluaciju.

3. Angažman projektnog osoblja i vanjskih saradnika
Odgovor:Učesnicima je dodatno pojašnjena razlika između projektnog osoblja i vanjskih saradnika. Projektno osoblje je odgovorno za upravljanje i administraciju projekta, uključujući obaveznu poziciju projektnog koordinatora, te se ovi troškovi svrstavaju u administrativne troškove, koji ne smiju prelaziti 30% ukupnog budžeta projekta.
Vanjski saradnici (npr. edukatori/ce, stručna lica) angažuju se isključivo za realizaciju konkretnih projektnih aktivnosti. Njihov angažman mora biti jasno obrazložen, vremenski i sadržajno ograničen, te adekvatno prikazan u budžetu u stavci „Projektni troškovi“.
Posebno je naglašeno da finansiranje ličnog usavršavanja, obuka ili edukacija osoblja uključenog u projekat nije prihvatljiv trošak u okviru ovog Javnog poziva.

4. Partnerstva u projektu
Odgovor:Mentori su naglasili da, u skladu sa uslovima Javnog poziva, partneri mogu biti isključivo organizacije civilnog društva, odnosno nevladine organizacije koje, kao i podnosilac prijave moraju ispunjavati sve uslove i kriterije definisane u Javnom pozivu. Partnerstvo između OCD-a treba biti svrsishodno i jasno opravdano, što podnosioci prijave trebaju obrazložiti u projektnom prijedlogu, uz precizno navođenje uloga, odgovornosti i doprinosa svakog partnera u realizaciji projekta.
Uloga partnera je od suštinskog značaja pri odlučivanju da li će se projekat realizovati samostalno ili u partnerstvu. Naime, u okviru sekcije „Kapaciteti aplikanta i partnera“ procjenjuju se iskustvo, stručna znanja, kao i tehnički i organizacijski kapaciteti ne samo podnosioca prijave, već i partnera.
Partnerstvo može značajno doprinijeti ukupnoj kvaliteti projektnog prijedloga. Partneri treba da donose komplementarna znanja, dodatno iskustvo, lokalnu prisutnost ili specifične tehničke kapacitete koji su ključni za uspješnu i kvalitetnu realizaciju predloženih aktivnosti. Stoga je važno da se partneri biraju strateški, uz jasno definisane uloge i odgovornosti, kako bi se pokazalo da svi uključeni akteri zajednički posjeduju kapacitete potrebne za efektivnu realizaciju projekta.

 

5. Nabavka opreme i prihvatljivost troškova
Odgovor:Mentori su istakli da je nabavka opreme prihvatljiv trošak isključivo ukoliko je direktno vezana za realizaciju projektnih aktivnosti i ostvarenje planiranih rezultata. Oprema koja služi redovnim aktivnostima udruženja ili ne koristi direktno ciljnoj grupi nije prihvatljiva za finansiranje.
Naglašeno je da ukupna vrijednost opreme ne smije prelaziti 30% ukupnog budžeta projekta, te da je u projektnom prijedlogu potrebno jasno obrazložiti namjenu opreme tokom i nakon završetka projekta, kao i razloge zbog kojih je nabavka opravdanija od iznajmljivanja.

6. Na koji način treba biti pripremljen budžet projekta i da li je potrebno detaljno ga obrazložiti u projektnom prijedlogu?
Odgovor: Mentori su naglasili da budžet mora biti u potpunosti usklađen s projektnim aktivnostima. Svaka aktivnost mora imati odgovarajuću budžetsku stavku, te nije prihvatljivo grupisati troškove više različitih aktivnosti u jednu liniju. Na primjer, ako se organizuje edukacija, potrebno je razdvojiti pojedinačne troškove i to: zakup prostora, honorare predavača, prevoz učesnika, umjesto da se bude podvedeno pod jednu budžetsku kategoriju.
Posebno je naglašeno da je važno voditi računa o strukturi troškova u odnosu na ukupan budžet, uz podsjetnik da administrativni troškovi ne smiju prelaziti 30%, kao ni nabavka opreme ili izvođenje radova, koji također imaju limit od maksimalno 30% ukupne vrijednosti projekta.
Troškovi poput usluga knjigovođe ili bankarskih provizija moraju se odnositi isključivo na dio koji je direktno vezan za projekat, a ne na ukupne godišnje troškove organizacije.
Kako bi evaluaciona komisija imala uvid u sve planirane troškove potrebno je u projektnom prijedlogu u sekciji budžet opisati i obrazložiti svaku budžetsku stavku, objasniti njenu svrhu i vezu sa konkretnom aktivnošću.

Na kraju sastanka, učesnicima je preporučeno da apliciraju na LOT-ove koji su realno usklađeni s njihovim organizacijskim kapacitetima i prethodnim iskustvom, te da se u daljoj pripremi projektnih prijedloga dosljedno oslanjaju na Smjernice za aplikante i dokument „Odgovori na često postavljena pitanja“.
Također mentori su podsjetili prisutne predstavnike/ce OCD da je rok za predaju projektnih prijedloga 3. februar 2026. godine, do 15 sati.

U cilju osiguranja transparentnosti, zapisnici sa svih mentorskih sastanaka biće objavljeni na web stranici Općine Travnik, kako bi informacije bile dostupne i organizacijama koje nisu bile u mogućnosti prisustvovati sastancima.